Créer un groupe de travail entre collègues


L’académie de Lille fournit un outil logiciel pour créer des groupes de travail entre collègues.

Ces groupes, valables un an et renouvelables au besoin, permettent de :

  • disposer d’un agenda commun,
  • d’une liste de diffusion,
  • d’un espace de partage de documents disponible dans Nuxeo>Groupe de travail.

 

Créer un groupe de travail est très simple, et peut vous servir lors de projets entre collègues physiquement éloignés, ou pour mettre en commun un certain nombre de documents, de travaux…

Création d’un groupe de travail

L’application Groupe de Travail se trouve dans vos applications, 

A partir de là, vous pourrez voir sur le côté gauche les groupes au(x)quel(s) vous seriez abonné(e), et en bas, le bouton pour ajouter un groupe.

La création du groupe est simple, il faut juste se rappeler que le nom doit être explicite (car on ne peut avoir de doublons) et sans espaces (conseil : utilisez les majuscules ou les tirets pour séparer les mots).

Ajouter des membres au groupe

Une fois le groupe créé, il sera supprimé sous 30 jours si aucun autre utilisateur ne s’y inscrit.

Pour ajouter un utilisateur, c’est assez simple.

Tout dépend de la relation professionnelle que vous avez avec les collègues à inscrire.

  1. Ils sont dans la même école : dans mes établissements, puis choisir l’établissement dans la liste déroulante,
  2. Vous connaissez les établissements des collègues (et il y en a peu) : cliquez sur le lien « autre établissement »,
  3. Vous connaissez surtout leurs noms et prénoms, pas leurs établissements : cliquez sur annuaire académique. Renseignez les noms et prénoms, et voilà !

Il ne reste plus qu’à l’ajouter (ne pas oublier de cliquer sur le lien).

Si vous êtes plusieurs personnes à gérer le groupe (inscriptions), vous pouvez donner des droits à d’autres personnes, ou vous désengager de la fonction d’administration.

A partir de là, en cliquant sur le nom du groupe dans l’application EGT (dans Applications>Outils), vous pourrez télécharger les fichiers du groupe et avoir les adresses de contact pour écrire à tout le monde.

Une personne non gestionnaire du groupe verra ce type d’écran en arrivant dans le groupe :

Vous pouvez trouver la documentation complète en cliquant sur le point d’interrrogation en haut à droite. Celle-ci détaille notamment la gestion du calendrier, des fichiers et de la liste de diffusion de manière détaillée.

Déposer et récupérer des fichiers du groupe de travail

Les fichiers sont accessibles via Applications>Ressources Documentaires>GEDeon.

Rendez-vous dans Applications…

…et choisissez « Groupe de Travail »

Le plus simple, pour déposer un fichier, est de le faire glisser dans l’interface.

Pour ajouter des dossiers, faites Nouveau>Dossier.

On peut également insérer des fichiers par ce moyen mais il y a plus de renseignements à donner.